E-mail de cobrança é um documento essencial para reduzir a taxa de inadimplência e manter a saúde da empresa com bons resultados. Entenda mais sobre isso, saiba como fazer e obtenha modelos para os seus e-mails.
O que é um E-mail de Cobrança?
E-mail de cobrança é um documento oficial que registra o aviso preventivo em relação aos prazos de pagamento acordados. Ele pode ser enviado antes do fim do prazo, como um lembrete, depois da fatura em aberto ou depois da data de vencimento.
Importância do E-mail de Cobrança para Empresas
O E-mail legal é importante não apenas para cobrar os valores amigavelmente, mas para alinhar o relacionamento com o cliente. Cobrar da maneira correta, acompanhando o momento daquele cliente, vai manter a boa relação com o consumidor e fidelizar clientes antigos.
Benefícios de Utilizar E-mails de Cobrança
Enviar E-mail de cobrança serve como um registro válido para os acordos, isso amplia as chances de recebimento e centraliza a fatura com facilidade, possibilitando que o cliente abra e pague quando quiser e permitindo que haja o acompanhamento da cobrança.
Eficiência na Recuperação de Recebíveis
O registro organizado e personalizado das cobranças por E-mail possibilita mais facilidade para o cliente e pode fazer com que ele pague a dúvida mais rápido. Essa forma de comunicação é boa para ambas as partes.
Redução de Inadimplência
Utilizar esse meio corretamente também contribui para a redução das taxas de inadimplência. E-mails de reforço, enviados antes da data de vencimento, relembram ao cliente do compromisso com o pagamento.
Melhoria no Fluxo de Caixa
O e-mail possibilita acompanhamento nas etapas de consumo e isso auxilia na redução das taxas em aberto, beneficiando os gráficos da empresa e proporcionando melhorias no fluxo de caixa.
Melhores Práticas para Enviar E-mails de Cobrança
A recuperação de créditos efetiva está diretamente ligada à organização do seu processo de cobrança. Dessa forma, é preciso entender as melhores práticas para escrever e enviar E-mail de cobrança corretamente e ter o resultado esperado.
Personalização do E-mail
A personalização do E-mail de cobrança é uma vantagem interessante porque você pode usar uma linguagem própria para cada ocasião, melhorando o relacionamento com o cliente. Por exemplo: “Caso o pagamento tenha sido efetuado, desconsidere essa mensagem”.
Tom de Voz Adequado
O tom de voz pode ser mais prático, mais rigoroso, objetivo, enfim, dependerá do momento do cliente e do objetivo da mensagem. Os E-mails possibilitam essa personalização e beneficiam a experiência do cliente.
Clareza e Objetividade na Mensagem
É importante ter objetividade na mensagem e demonstrar um tom de voz compreensivo e amigável. É interessante evitar indícios de agressividade e deixar a mensagem nítida, isso vai possibilitar o retorno esperado.
Estrutura de um E-mail de Cobrança Eficaz
Como fazer um e-mail de cobrança, qual estrutura usar, existem modelos prontos, o que escrever? Continue lendo e descubra.
Assunto do E-mail
É necessário ser nítido sobre o envio da mensagem diretamente no assunto do E-mail, que vai ser de acordo com o objetivo desse envio. Exemplo: “Aviso de vencimento”, “O boleto vencerá em 5 dias”, “Não encontramos o pagamento da sua fatura”.
Saudação
É importante manter um tom amigável e evitar mensagens e palavras abusivas. Sempre se comunique com o cliente através de uma saudação antes de iniciar a cobrança por meio da mensagem. Exemplo: “Olá [Nome do Cliente], tudo bem?”
Corpo do E-mail
No corpo do E-mail, você deve incluir a mensagem e inserir todos os dados necessários para que o caminho do cliente até o pagamento seja efetivo: dados do produto, data de vencimento, possibilidades de acordo, contato e outras.
Chamado para Ação
No final do E-mail, faça uma chamada para o pagamento. Deixe também disponíveis os canais de pagamento e dados de contato da empresa, para o cliente ter acesso a tudo de forma prática.
Assinatura
É importante deixar o nome da loja no final do E-mail e inserir que em caso de dúvidas, o cliente pode entrar em contato e realizar os acordos possíveis e mais confortáveis para ele.
Exemplos de E-mails de Cobrança
Utilizar um modelo de E-mail de cobrança é essencial. Os modelos vão ditar as etapas de cobrança conforme a necessidade do pagamento. Você também pode personalizar de acordo com as características da sua empresa.
E-mail de Cobrança Inicial
Se o objetivo da cobrança for relembrar o cliente sobre próximas faturas, é importante enviar um E-mail em 5 ou 10 dias anteriores.
“Assunto: Aviso de Vencimento de Pagamento
Olá [Nome do Cliente],
Esperamos que você esteja bem.
Estamos entrando em contato para lembrá-lo de que a sua fatura referente aos serviços/produtos adquiridos no valor de [valor da fatura] vence no dia [data de vencimento]. Agradecemos se puder efetuar o pagamento até esta data para evitar quaisquer encargos adicionais.
Segue abaixo os detalhes para o pagamento:
Valor: [valor da fatura]
Vencimento: [data de vencimento]
Link para pagamento: [link de pagamento]
Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações, por favor, não hesite em nos contatar.
Atenciosamente”
E-mail de Lembrete de Pagamento
O E-mail de cobrança formal de lembrete de pagamento deve ser enviado quando a fatura ainda está em aberto.
“Assunto: Lembrete: Pagamento Pendente
Olá [Nome do Cliente],
Esperamos que esteja tudo bem com você.
Gostaríamos de lembrá-lo que a fatura [número da fatura] no valor de [valor da fatura] encontra-se pendente desde [data de vencimento]. Pedimos gentilmente que realize o pagamento o mais breve possível para evitar qualquer interrupção nos nossos serviços.
Segue novamente o link para pagamento: [link de pagamento]
Se você já efetuou o pagamento, por favor, desconsidere este e-mail. Caso contrário, estamos à disposição para qualquer dúvida ou assistência que você possa precisar.
Agradecemos pela atenção.
Atenciosamente”
E-mail de Última Notificação
O E-mail de Última Notificação é enviado quando a fatura já está atrasada há alguns dias.
“Assunto: Última Notificação: Pagamento Atrasado
Olá [Nome do Cliente],
Esperamos que você esteja bem.
Este é um aviso final sobre a fatura [número da fatura] no valor de [valor da fatura], que está atrasada desde [data de vencimento]. Caso o pagamento não seja efetuado até [nova data limite], teremos que tomar medidas adicionais, que podem incluir a suspensão dos serviços prestados e encaminhamento da dívida para um departamento de cobranças.
Por favor, acesse o link abaixo para realizar o pagamento imediatamente: [link de pagamento]
Entendemos que imprevistos acontecem e estamos à disposição para discutir quaisquer problemas que você possa estar enfrentando.
Agradecemos a sua atenção urgente a este assunto.
Atenciosamente”
Ferramentas para Automatização de E-mails de Cobrança
Utilizar ferramentas para enviar E-mail de Cobrança ou Notificação Extrajudicial por E-mail é interessante porque automatiza os processos e possibilita diferentes benefícios para a área financeira, como emissão de boletos e notas fiscais.
Sistemas de Gestão de Recebíveis
Um sistema de gestão de recebíveis facilita as demandas diárias a partir da centralização de informações, registros e segurança de dados, possibilitando ao seu negócio diversos ganhos financeiros e mais produtividade para o time.
Softwares de Automação de E-mails
O E-mail rastreável com validade jurídica possibilita acompanhamento de abertura, leitura, assinatura e outras etapas do processo. Isso torna tudo mais nítido e os registros asseguram a empresa de maneira oficial.
Integração com CRM
Os Softwares de Automação de E-mails se conectam com diferentes sistemas de CRM, possibilitando sincronização de dados do cliente e mais automação nos fluxos de trabalho.
Como Mensurar a Efetividade dos E-mails de Cobrança
Mensurar os E-mails de Cobrança garante a efetividade dos envios e possibilita mudança de estratégia caso isso seja necessário.
Taxa de Abertura
Como está a taxa de abertura dos emails? Se baixa, vale repensar formatos, tom de voz, linguagem, design e outros elementos que podem estar afetando esse resultado.
Taxa de Resposta
A taxa de resposta está ligada ao engajamento do cliente, e clientes assim são mais propensos a resolver rapidamente dívidas e inadimplências.
Taxa de Recuperação de Recebíveis
Essa taxa é um ótimo indicativo para medir a saúde financeira da empresa e o fluxo de caixa. A partir dela, é possível planejar melhor as finanças da organização.
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A WBA é uma empresa especializada em soluções de software para gestão de recebíveis, oferecendo um ERP financeiro avançado para factoring, FIDCs e securitizadoras. Além disso, contamos com um software inovador para envio de e-mails rastreáveis com validade jurídica.
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