Cobrança extrajudicial: o que é, como fazer, como funciona, quais os benefícios? Aprenda as melhores técnicas e entenda como maximizar a eficiência da sua gestão de cobrança com as dicas da empresa WBA Software.
O que é cobrança extrajudicial?
O que é cobrança extrajudicial? É um recurso cada vez mais utilizado pelas empresas, para cobrar clientes inadimplentes de maneira amigável e sem intervenção dos órgãos de justiça, ou seja, a partir de uma negociação direta entre as partes.
Como funciona a cobrança extrajudicial
A notificação extrajudicial de cobrança pode ser feita por chamada de voz, mensagem de texto ou e-mail. Normalmente, o tom de voz da mensagem é modificado de acordo com a necessidade do caso e tempo de inadimplência.
Cada empresa pode definir a melhor maneira de aplicar a cobrança, escolhendo abordagens específicas para cada tipo de consumidor. No entanto, deve-se sempre ser levado em consideração os limites legais.
Qual a diferença de cobrança judicial e extrajudicial?
Notificação de cobrança extrajudicial e judicial: quais as diferenças entre elas? Como já mencionamos, é importante salientar que os diferentes métodos devem evitar práticas abusivas e constrangedoras, priorizando respeito e ética.
Cobrança Judicial
A cobrança judicial é utilizada geralmente em último caso, ou seja, quando a empresa já não consegue chegar a um acordo com o cliente. Neste método, a justiça é a intermediadora do pagamento.
Cobrança Extrajudicial
A cobrança extrajudicial tem como objetivo o alinhamento de negociações, de acordos entre a empresa e o consumidor, através de descontos e parcelamentos que facilitem a quitação da fatura.
Como evitar erros na cobrança extrajudicial
Para evitar erros na cobrança extrajudicial, adote organizações de cobrança que te permitam controlar envios e recebimentos, manter os registros detalhados, respeitar os prazos e usar o tom de voz adequado.
- Utilize uma comunicação direta, sem falhas;
- Sugira acordos amigáveis, ou seja, aceitáveis para ambas as partes;
- Estabeleça o contato inicial, seguido de lembretes e propostas de soluções alternativas de pagamentos;
- Registre todas as comunicações (hora, data, mensagem);
- Respeite os limites legais e siga o Código de Defesa do Consumidor;
- Não pratique intimidações ou outras ações que possam ser desrespeitosas ou abusivas.
Confira outras boas práticas que vão tornar sua cobrança eficaz, possibilitando recuperação rápida de créditos e mantendo o cliente satisfeito.
Boas práticas de gestão de crédito
Usar um serviço de e-mail rastreável com validade jurídica pode ajudar neste processo. Através dele, sua empresa pode enviar mensagens automáticas sobre faturas antes, durante e após o vencimento delas.
Políticas de pagamento claras
É importante se comunicar com o cliente de forma transparente, para evitar atrasos no cumprimento dos acordos. Estabeleça critérios de pagamento nítidos, com prazos, descontos, opções de pagamento e procedimentos de cobrança.
Monitoramento proativo de inadimplências
A notificação extrajudicial por e-mail substitui a Carta Registrada e possibilita o monitoramento proativo de inadimplências, pois permite a rastreabilidade de todas as etapas do processo do email: envio, recebimento, abertura, leitura e assinatura.
Segmentação de devedores
É importante realizar cobranças específicas, segmentando os devedores com base no perfil, histórico de pagamento, tempo de atraso, entre outros pontos. Com isso, você pode criar ações personalizadas e usar abordagens diferentes para cada devedor.
Estratégias para maximizar a eficiência na cobrança extrajudicial
É essencial utilizar a tecnologia a favor da sua gestão. A otimização de processos possibilita que as tentativas de cobrança sejam documentadas, isso permite etapas organizadas, minimiza erros e aumenta a eficácia da cobrança extrajudicial.
E além do mais, também possibilita integração de dados com outros sistemas da empresa, permitindo acessibilidade e flexibilidade às informações, monitoramento e análise de desempenho.
Uso de tecnologia e software de gestão de recebíveis
Usar um software de gestão de recebíveis permite que sua empresa acompanhe os débitos e ações específicas para os clientes com facilidade, segurança de dados e informação facilitada.
Melhores práticas na comunicação com devedores
É importante ter atenção durante o processo de cobrança extrajudicial, pois erros ou falhas de informações podem causar estresse ao cliente e ocasionar também encerramentos de contratos.
Benefícios da cobrança extrajudicial para empresas
A cobrança extrajudicial pode reduzir a inadimplência dos devedores e melhorar a relação da empresa com os clientes. Ela também possibilita oportunidades de fidelização, pois o cliente se sente ouvido e entendido.
- Fidelização;
- Redução de inadimplência;
- Negociações facilitadas.
Confira outros benefícios:
Redução de custos e tempo de recuperação
A cobrança extrajudicial é um método mais ágil e econômico quando comparado com a judicial. Por meio dela, é possível acompanhar processos de pagamento através de lembretes e sem a necessidade de contratação de advogados ou outros custos judiciais.
Impacto na saúde financeira da empresa
Ao incentivar o consumidor a efetuar os pagamentos e possibilitar as melhores soluções de negociação, sua empresa mantém o controle das transações e garante maiores possibilidades do cliente quitar a dívida de forma mais rápida.
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A WBA Software é uma empresa especializada em soluções de software para gestão de recebíveis, oferecendo um ERP financeiro avançado para factoring, FIDCs e securitizadoras. Além disso, contamos com um software inovador para envio de e-mails rastreáveis com validade jurídica.
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