Os cuidados com os documentos jurídicos são essenciais para garantir a segurança e a validade de todas as relações jurídicas. Entenda mais sobre isso e saiba como gerenciar essa documentação na prática.
O que é um Documento Jurídico?
Documento jurídico é um registro formal que manifesta contratos, acordos, declarações e outras condições entre as partes envolvidas. O objetivo dele é manter a segurança em todas as etapas dos negócios.
Importância do Gerenciamento de Documentos Jurídicos
Gerenciar documento jurídico com eficiência é importante porque isso protege interesses, estabelece direitos e deveres, evita conflitos e materializa acordos. Além do mais, mantém a formalidade das relações.
Desafios Comuns no Gerenciamento de Documentos Jurídicos
Gerenciar um documento jurídico exige organização e uma gestão eficiente, caso contrário, haverá retrabalho, erros e perda de lucros. O armazenamento adequado e o descarte correto são essenciais.
Problemas de Armazenamento e Organização
Uma gestão de documentos jurídicos desorganizada impossibilita o fácil acesso, impedindo flexibilidade e tornando as informações mais suscetíveis a perdas e outros riscos. A ineficiência também impede o controle dos prazos e o acompanhamento dos compromissos.
Segurança e Confidencialidade
Negligenciar a administração dos documentos jurídicos coloca em risco os dados processuais e a confidencialidade das informações. Isso aumenta a probabilidade de contingências legais e litígios, e também é perigoso para a reputação do gerenciador.
Conformidade Legal e Regulamentar
Outro desafio no Gerenciamento de Documentos Jurídicos é a garantia de conformidade com todas as leis e normas aplicáveis. A ineficiência no processo de gestão pode causar penalidades e danos à reputação da empresa.
Quais são os tipos de documentos que existem?
Cada documento jurídico tem uma função específica. Conhecer as diferentes características deles garante utilização adequada.
Contratos
Os contratos podem ser de trabalho, sociais e outros âmbitos. Eles estabelecem direitos, deveres, formas de atuação, termos, condições e outras obrigações e responsabilidades das partes.
Escrituras
Escrituras são documentos que registram negócios. São normalmente utilizadas em propriedades de imóveis. Devem ser registradas em cartório e protegem o direito das partes envolvidas.
Procurações
Procurações são documentos que permitem que uma pessoa represente outra em negócios jurídicos. Normalmente, são usadas caso a presença de alguém seja inviável, mas importante para que haja possibilidade de transações e outras ações.
Contratos de sociedade
Esses contratos são úteis para regulamentar uma sociedade empresarial, ou seja, definem estrutura da empresa, capital social, formas de administração, responsabilidades de cada sócio e outras obrigações.
Testamentos
Existem diferentes tipos de testamentos e eles são essenciais para garantir a destinação de bens, obrigações e direitos depois da morte do testador. Esse documento deve cumprir as formalidades legais de forma precisa.
Estatutos sociais
Os estatutos sociais se referem a um conjunto de normas que regem o funcionamento e a administração de sociedades. São essenciais para definir regras internas e obrigações de administradores, acionistas e sociedade.
Melhores Práticas para Gerenciar Documentos Jurídicos
Realizar uma gestão de recebíveis completa permite que contas, monitoramento de prazos, resolução de disputas, criação de documentos e alinhamento dos termos contratuais sejam administrados com eficácia.
Utilização de Softwares de Gestão de Documentos
Fazer a gestão do documento jurídico com o apoio da tecnologia facilita processos, otimiza trabalhos repetitivos e minimiza erros humanos. Os Softwares garantem segurança, centralização de informações, escalabilidade e flexibilidade para os negócios.
Digitalização e Armazenamento em Nuvem
Armazenar os documentos na nuvem permite escalonamento, reconhecimento, acesso remoto seguro, fácil recuperação de desastres, alta eficiência, conformidade, rapidez no gerenciamento e maior organização.
Criação de Políticas de Acesso e Permissões
Com os softwares de gestão de documentos jurídicos, é possível estabelecer quem pode acessar, visualizar e editar os documentos. Essas políticas garantem confidencialidade, segurança e integridade aos documentos.
Ferramentas Essenciais para o Gerenciamento de Documentos Jurídicos
O gerenciamento de documentos jurídicos é essencial para manter a saúde financeira com bons gráficos. Isso minimiza riscos de inadimplência e garante um fluxo de caixa estável ou crescente.
Softwares de Gestão de Documentos Jurídicos
Além de possibilitarem organização otimizada, como já falado, os softwares de gestão de documentos também permitem a edição simultânea e o compartilhamento seguro, fazendo com que as equipes trabalhem integradas e com maior eficiência operacional.
Plataformas de Colaboração e Compartilhamento Seguro
As plataformas de colaboração permitem que os advogados e outros profissionais envolvidos trabalhem de forma segura. Um exemplo disso é o envio da notificação extrajudicial por e-mail, que pode ser acompanhada em todas as etapas: abertura, leitura do documento, assinatura e outras.
Sistemas de Backup e Recuperação de Dados
É importante manter o sistema de backup ativo, pois em caso de invasões, ataques cibernéticos ou perdas, a recuperação das informações críticas pós-desastre vai ser rápida e eficiente
Como Garantir a Segurança dos Documentos Jurídicos
Os cuidados com a documentação jurídica devem ser feitos mediante auxílio da tecnologia e de uma boa organização.
O uso do e-maill rastreável com validade jurídica, por exemplo, possibilita que o remetente acompanhe toda a cronologia do envio, garantindo integridade e cumprimento das obrigações do destinatário.
Criptografia e Proteção de Dados
Essas medidas são importantes para garantir a privacidade de informações sensíveis. Os Softwares possibilitam proteção e mitigam riscos de violação de dados.
Autenticação de Usuários e Controle de Acesso
Como já falado, a autenticação e o controle de acesso garante que um grande volume de dados e informações confidenciais permaneçam sempre protegidos.
Monitoramento e Auditoria de Atividades
O uso da tecnologia para gerenciar documentos jurídicos possibilita que as atividades sejam monitoradas em tempo real. É possível verificar acessos, alterações, compartilhamentos e outras ações.
Conheça a WBA
A WBA Software é uma empresa especializada em soluções de software para gestão de recebíveis, oferecendo um ERP financeiro avançado para factoring, FIDCs e securitizadoras. Além disso, contamos com um software inovador para envio de e-mails rastreáveis com validade jurídica.
Otimize seus processos financeiros com nossas soluções e melhore a gestão financeira da sua empresa. Entre em contato conosco!