Você sabia que um e-mail pode ter validade jurídica igual à de um documento físico assinado à mão? Pode não parecer novidade para alguns, mas essa é uma inovação que muitos gestores e empreendedores não sabiam que existia no Brasil!
A verdade é que o tema avançou bastante por aqui nos últimos anos.
Tanto que o uso de documentos digitais já é bem comum em alguns setores do mercado, bem como do poder público.
No entanto, seu potencial é muito maior — visto que poucos conhecem essa possibilidade.
Você sabia que já existe tecnologia que torna a troca de emails totalmente segura e com a mesma validade jurídica que um documento físico assinado teria?
Dessa forma, com o uso da tecnologia de emails rastreados, elimina-se os custos de impressão envolvidos, bem como toda logística de assinaturas.
Essas são algumas das vantagens que o uso de emails rastreados trazem ao seu negócio. Quer saber outras vantagens?
- acompanhamento do processo de transmissão, entrega e abertura do email;
- arquivamento fácil dos documentos digitais – com validade jurídica;
- riscos inexistentes de fraude, pois utiliza criptografia que assegura o conteúdo transmitido;
- recuperação do documento em caso de corrompimento de dados.
Parece ótimo, certo? E realmente é! Mas você sabe como isso é possível?
Neste conteúdo, vamos te explicar os principais pontos de confiabilidade que garantem a validade jurídica do e-mail e de outros documentos digitais. Vamos lá?
Uma nova alternativa: e-mail com validade jurídica
Em seu dia a dia, já surgiu a necessidade de enviar um documento, como uma cobrança, para um cliente? Ou mesmo o contrário: o envio de recibo de um pagamento?
Com certeza sim, já que é uma ação necessária em muitas empresas, presente em sua rotina administrativa.
O problema é que, em muitos casos, não há garantia de que essa cobrança ou comprovante será de fato recebido e visualizado pelo destinatário.
Assim, em um e-mail normal, não há como comprovar que a mensagem de fato existiu ou que se tratava do assunto alegado.
Uma brecha que pode ser utilizada juridicamente, inclusive.
No entanto, esses são casos que o envio do documento físico também não compensa: não há garantia alguma de leitura e visualização da outra parte, bem como o processo de impressão e logística pesa no bolso.
É aí que o e-mail com validade jurídica se destaca como alternativa.
Graças a tecnologia de certificação digital, é possível reforçar a validade jurídica de documentos digitais, como e-mails!
Assim, é possível comprovar a originalidade do conteúdo, sua autoria, sua segurança, bem como o recebimento e a abertura do conteúdo.
Tudo isso graças a algumas características do seu certificado digital. Abaixo, explicamos as principais:
Primeiro de tudo, a assinatura digital
Antes de qualquer coisa, é preciso explicar um pouco mais sobre a assinatura digital.
Ela só existe se a empresa (ou o software que sua empresa usa) tiver um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora.
Essa autoridade, conhecida como AC, deve seguir as normas da ICP-Brasil, um órgão que controla as chaves públicas e certificados digitais.
Sendo assim, a assinatura digital é um tipo de senha que fica atrelado ao documento digital.
É também ela que assegura todo escopo de validade jurídica do documento, garantindo que os seguintes aspectos estejam presentes:
Integridade
Para qualquer documento digital, como um e-mail, sua integridade é essencial para que a assinatura digital que o acompanhe permaneça válida.
É só assim que é possível comprovar que o conteúdo de um contrato em formato digital, por exemplo, se mantém o mesmo que o original, sem fraudes ou alterações posteriores.
A integridade em um e-mail com validade jurídica ou qualquer outro documento é concedida pela tecnologia de Certificado Digital, que garante a identificação do conteúdo original.
Não repúdio
A irretratabilidade é uma característica em comum de documentos físicos e agora digitais assinados: o autor não pode negar a assinatura do conteúdo.
Ou seja, uma vez assinado digitalmente, o autor não tem como desvincular-se de seu conteúdo ou da assinatura.
Sendo assim, uma vez que o autor use seu Certificado Digital, os mecanismos da tecnologia vão comprovar sua autoria legal.
Confidencialidade
Um e-mail com validade jurídica pode contar com tecnologia de criptografia para impedir que qualquer outra pessoa que não os destinatários (ou as pessoas com as chaves de acesso) possam visualizar o documento.
Existem alguns tipos de chaves de criptografia, mas o importante é que a mensagem pode ser acessada apenas pelo titular ou por quem possuir a chave correta, seja pública ou privada.
Autenticidade
Em um documento assinado à mão, a autenticidade é realizada por meio da assinatura da parte envolvida. E em um e-mail e demais documentos digitais?
É aqui que a assinatura digital, que explicamos lá em cima, é utilizada. Ela é vinculada à mensagem, comprovando seu envio e recebimento.
Outro aspecto muito importante é a tecnologia do “Carimbo de Tempo”.
Trata-se de uma tecnologia que confere uma referência temporal digital ao documento ‘carimbado’ – trata-se de uma informação muito importante para atestar o registro do documento em um determinado local, data e horário.
Conseguiu entender mais sobre a validade jurídica do e-mail? Então, que tal aproveitar essa inovação em sua empresa?
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